Raad voor maatschappelijk welzijn van 23/09/2019

Goedkeuring Notulen

Juridische grond

De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

Feiten en context

De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 augustus 2019 dienen goedgekeurd te worden.

Financiële gevolgen

Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het OCMW.

Visum

Niet van toepassing

Besluit

Met algemene stemmen.

Enig artikel: Goedkeuring van de notulen openbaar en besloten gedeelte van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 augustus 2019.

Raad voor maatschappelijk welzijn van 23/09/2019

Renovatie Marie Collart - stand van zaken

Juridische grond

De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

Het overlegcomité OCMW-gemeente van 12 september 2019.

Feiten en context

Op de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 augustus 2019 werd een stand van zaken gegeven over het dossier Marie Collart.

Op 12 september 2019 vond het overlegcomité OCMW-gemeente plaats waarop het dossier besproken werd op basis van onderstaande info.

3 firma's hebben een offerte ingediend. Alle offertes liggen hoger dan de raming, voor

minstens € 197000 tot maximum € 427462,55.

Volgende pistes zijn mogelijk:

•         voorziene budget voor de renovatie optrekken tot € 1065411,46

•         niet gunnen en alles opnieuw beginnen

Het advies van de aankoopdienst en het afdelingshoofd welzijn is om het voorziene budget voor de renovatie op te trekken. Een onderhandeling met de firma's die een offerte indienden om een aangepaste offerte te bekomen, vallend binnen de raming, lijkt weinig realistisch. Er zijn weinig tot geen degelijke argumenten om te gaan onderhandelen.

Bij niet gunnen en opnieuw beginnen op basis van dezelfde raming (in de verwachting dat er andere firma's gaan intekenen die onder de raming zitten), komen er extra kosten van Haviland en architect. Waardoor we sowieso aan een hogere kostprijs komen voor het totale renovatieproject.

Adviezen

Het gunstig advies in consensus van het overlegcomité OCMW-gemeente van 12 september 2019.

•         aan Haviland vragen om een best and final offer te vragen, Stephan Verwee in kopie zetten

•         aan Haviland (Stephan Verwee) vragen om iemand anders aan te stellen voor opvolging dossier renovatie Marie Collart

•         budgetwijziging doen om beschikbaar bedrag op te trekken

•         indien best en final offer negatief, indien geen gunning mogelijk: markt opnieuw raadplegen conform de wet op overheidsopdrachten

Opmerking: vraag voor best and final offer is vertrokken 19/09/2019, termijn indienen best and final offer: 15 dagen.

De piste om niet te gunnen en de markt opnieuw te raadplegen, is na contactname met Haviland en na overleg met aankoopdienst en financieel directeur niet realistisch. Men moet namelijk essentiële veranderingen aanbrengen in de opdracht.

Het is dus aangeraden om op de raad van 28 oktober 2019 te kunnen overgaan tot gunning van de opdracht. Hiervoor zal ook een budgetwijziging moeten doorgevoerd worden.

Informatie verkregen van Haviland:

"Het draaiboek van de Vlaamse overheid is vrij duidelijk:

Je hebt een duidelijke motivatie nodig om te heraanbesteden. De beslissing om af te zien van het gunnen of sluiten van de opdracht moet steunen op werkelijke en wettelijk aanvaardbare redenen die kunnen worden gecontroleerd. Hierbij in acht genomen dat de firma’s die zijn ingegaan op de uitnodiging om een offerte in te dienen daar tijd en geld hebben aan besteed. Wat een aanbestedende overheid niet mag negeren door zomaar aan de procedure geen gevolg te geven. Heraanbesteding is niet verantwoord als er slechts bestekswijzigingen van gering belang worden gedaan.

Niet-verplichte plaatsing

Het opstarten van een plaatsingsprocedure houdt geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. De aanbesteder kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht en eventueel beslissen om een nieuwe procedure op te starten, desnoods op een andere wijze.

De aanbesteder stelt een gemotiveerde beslissing tot niet-plaatsing op wanneer zij afziet van het sluiten van de opdracht en eventueel beslist een nieuwe procedure uit te schrijven. Deze beslissing bevat de juridische en feitelijke motieven van de aanbesteder om af te zien van het plaatsen van de opdracht en, in voorkomend geval, de vermelding van de nieuwe procedure die wordt gevolgd.

De beslissing tot niet-plaatsing mag niet willekeurig zijn en moet altijd voldoende gemotiveerd worden.

Mogelijke motieven voor niet-plaatsing en heraanbesteding die worden aanvaard door de Raad van State zijn (niet exhaustief):

•         de noodzaak verbeteringen aan het bestek aan te brengen wegens o.m. vastgestelde leemtes, onduidelijkheden en onjuistheden: de rechtsgeldigheid van de voorgenomen bestekswijzigingen onderbouwt de rechtsgeldigheid van de beslissing tot stopzetting en heraanbesteding. Deze laatste zal niet verantwoord zijn als het gaat om aanpassingen van gering belang;

•         het besef dat de aanbesteder zich niet aan bepaalde besteksverplichtingen kan houden;

•         het vermijden dat de gebreken in de plaatsingsprocedure of de vermeende onregelmatigheid van de offertes de wettigheid van de gunningsbeslissing zouden kunnen aantasten;

•         een tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van het bestek en de samenvattende opmetingsstaat of inventaris waardoor grote verwarring ontstaat bij de inschrijvers en de moeilijkheid, zo niet onmogelijkheid om de offertes objectief te vergelijken.

Zijn door de Raad van State o.a. beschouwd als rechtsgeldige redenen om te besluiten tot stopzetting van de gunningsprocedure:

•         de vaststelling dat in het licht van de in tussentijd gebleken budgettaire beperkingen of besparingsmaatregelen, de opdracht niet langer prioritair is;

•         de keuze van de aanbesteder om de opdracht alsnog in eigen beheer uit te voeren;

•         de vaststelling dat door het tijdsverloop de opdracht niet langer kan worden uitgevoerd."

Financiële gevolgen

Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het OCMW.

Visum

Niet van toepassing

Besluit

Met algemene stemmen.

Artikel 1:

Akkoord te gaan met de vraag tot het bekomen van een 'Best and final offer'.

Artikel 2:

Gezien de adviezen zal afgezien worden van de piste om niet te gunnen.

Artikel 3:

De meerkost van het renovatieproject dient voorzien te worden in een budgetwijziging.

Raad voor maatschappelijk welzijn van 23/09/2019

Kandidaturen bestuursorganen VVSG