Raad voor maatschappelijk welzijn van 24/06/2019

Goedkeuring notulen - raad

Juridische grond

De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

Feiten en context

De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 mei 2019 dienen goedgekeurd te worden.

Financiële gevolgen

Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het OCMW.

Visum

Niet van toepassing

Besluit

Met algemene stemmen.

Enig artikel:

Goedkeuring van de notulen openbaar en besloten gedeelte van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 mei 2019.

Raad voor maatschappelijk welzijn van 24/06/2019

Gemeentefonds - Bepaling OCMW-aandeel

Juridische grond

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 271.

Het gemeentefondsdecreet  van 5 juli 2002, meer bepaald artikel 12.

Feiten en context

De gemeente en het OCMW kunnen in onderling overleg beslissen welk aandeel van het gemeentefonds rechtstreeks aan het OCMW wordt gestort. Bij ontstentenis van een dergelijke beslissing wordt 8% van het gemeentelijk aandeel binnen het Vlaams gemeentefonds rechtstreeks op de rekening van het OCMW gestort.

In Drogenbos werd dit percentage vastgelegd op 20%, zijnde 1/5de van het gemeentefonds werd gestort naar het OCMW. Zie bijgevoegde tabel.

Gemeenten en OCMW's die een nieuwe verdeling wensen dienen dit uiterlijk op 30 juni van het jaar dat de verdeling voorafgaat beslissen. Deze beslissing moet uitgaan van de OCMW-raad en de gemeenteraad.

Advies

In het kader van de integratie van gemeente en OCMW en het daaruit volgende wegvallen van de gemeentelijke toelage aan het OCMW, wordt voorgesteld om de gelden uit het gemeentefonds te centraliseren en beiden te laten storten op de rekening van de gemeente.

Conform de bepalingen in het decreet lokaal bestuur moet de gemeente ervoor zorgen dat het OCMW dat de gemeente bedient steeds zijn financiële verplichtingen kan nakomen.

Financiële gevolgen

Besluit

Met algemene stemmen.

Artikel 1:

In onderling overleg met de gemeente wordt bepaald dat het aandeel van het gemeentefonds voor het OCMW aangepast wordt naar 0%. Bijgevolg zal vanaf 2020 de volledige som van het gemeentefonds (100%) worden gestort op de rekening van het gemeentebestuur van Drogenbos.

Artikel 2:

Deze beslissing zal worden meegedeeld aan het gemeentebestuur van Drogenbos, de financiële dienst en de toezichthoudende overheid (via elektronische verzending naar fondsen@vlaanderen.be).

Raad voor maatschappelijk welzijn van 24/06/2019

Begrip dagelijks bestuur - omschrijving van het begrip dagelijks bestuur

Juridische grond

Artikel 78, 9° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat de Raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd is voor het vaststellen van wat onder het begrip ‘dagelijks bestuur’ moet worden verstaan.

Artikel 78, 10° a) van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat de gemeenteraad bevoegd is voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten, tenzij de opdracht past binnen het begrip ‘dagelijks bestuur’, vermeld in punt 8°, waarvoor het college van burgemeester en schepenen bevoegd is.

Artikel 84, §3, 1° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, in voorkomend geval binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.

Het KB van 18 april 2017 inzake plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Feiten en context

Als gevolg van de inwerkingtreding van het decreet over het lokaal bestuur, is het aangewezen om het begrip ‘dagelijks bestuur’ te herdefiniëren. We grijpen bovendien de kans aan om het begrip dagelijks bestuur gelijk te trekken tussen gemeente en OCMW, dit om de interne werking te vereenvoudigen en optimaliseren.

Argumentatie

(1) In verband met dagelijks bestuur en overheidsopdrachten.

Een goede definiëring van het begrip dagelijks bestuur bij overheidsopdrachten moet het bestuur in staat stellen om soepel te werken, gelet op de frequentie van vergaderen van de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau.

Voor exploitatie worden de grenzen op een hoger niveau gelegd dan voor investeringen, gelet op de intrinsieke aard van investeringsprojecten.

Tijdens de uitvoering is snel en soepel kunnen handelen belangrijk, vandaar dat het aanbrengen van wijzigingen aan lopende opdrachten grotendeels binnen dagelijks bestuur valt.

De inhoud van het begrip overheidsopdrachten van dagelijks bestuur wordt vanaf nu voor zowel gemeente als OCMW omschreven als volgt:

1)     De overheidsopdrachten voor uitgaven binnen het exploitatiebudget, ongeacht het bedrag, die het OCMW niet verbinden voor meer dan één jaar.

2)     De overheidsopdrachten voor uitgaven binnen het exploitatiebudget voor meerjarige opdrachten voor zover de grens voor het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zoals bepaald in artikel 42, §1, 1° van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten niet wordt overschreden. Deze drempels liggen momenteel op € 144.000,00 exclusief btw voor leveringen, werken en de meeste diensten en € 750.000,00 exclusief btw voor sociale en specifieke diensten bepaald in de wet.
Gezien de schaalgrootte van het OCMW wordt beslist om dit drempelbedrag te verlagen tot €50.000 excl. btw voor alle leveringen, werken en diensten.

3)     De overheidsopdrachten voor uitgaven binnen het investeringsbudget voor zover de grens voor het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zoals bepaald in de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten niet wordt overschreden. Deze drempels liggen momenteel op € 144.000,00 exclusief btw voor leveringen, werken en de meeste diensten en € 750.000,00 exclusief btw voor sociale en specifieke diensten bepaald in de wet.
Gezien de schaalgrootte van het OCMW wordt beslist om dit drempelbedrag te verlagen tot €50.000 excl. btw voor alle leveringen, werken en diensten.

4)     Het aanbrengen van wijzigingen aan overeenkomsten die het vast bureau bij de uitvoering van de opdracht nodig acht, voor zover deze wijzigingen geoorloofd zijn volgens de bepalingen van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten en binnen de grenzen van het goedgekeurde budget. Deze drempels liggen momenteel op € 144.000,00 exclusief btw voor leveringen, werken en de meeste diensten en € 750.000,00 exclusief btw voor sociale en specifieke diensten bepaald in de wet.
Gezien de schaalgrootte van het OCMW wordt beslist om dit drempelbedrag te verlagen tot €50.000 excl. btw voor alle leveringen, werken en diensten.

5)     De overheidsopdrachten voor aanvullende werken en diensten:

•         Die het vast bureau nodig acht tijdens de uitvoering van de opdracht

•         Ingevolge onvoorziene omstandigheden

•         Bedoeld in artikel 42, §1, 2° van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten

•         Binnen de grenzen van het goedgekeurde budget

6)     De overheidsopdrachten voor aanvullende leveringen:

•         Die het vast bureau nodig acht tijdens de uitvoering van de opdracht.

•         Ingevolge onvoorziene omstandigheden

•         Bedoeld in artikel 42, §1, 4° b van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten

•         Binnen de grenzen van het goedgekeurde budget

(2) algemene regels m.b.t. daden van beheer in verband met gemeentelijke inrichtingen, eigendommen, roerende en onroerende goederen

Artikel 84, §3, 1° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat het vast bureau bevoegd is voor de daden van beheer over de inrichtingen en eigendommen van het OCMW, in voorkomend geval binnen de door de raad voor maatschappelijk welzijn vastgestelde algemene regels.

Overwegende dat het aangewezen is om een aantal algemene regels vast te stellen voor de daden van beheer.

Financiële gevolgen

Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het OCMW.

Besluit

Met algemene stemmen.

Artikel 1:

Alle voorgaande beslissingen waarbij de raad voor maatschappelijk welzijn het begrip dagelijks bestuur heeft vastgelegd, worden opgeheven.

Artikel 2:

Overheidsopdrachten die passen binnen het begrip ‘dagelijks bestuur’, zijn de volgende :

1)     De overheidsopdrachten voor uitgaven binnen het exploitatiebudget, ongeacht het bedrag, die het OCMW niet verbinden voor meer dan één jaar.

2)     De overheidsopdrachten voor uitgaven binnen het exploitatiebudget voor meerjarige opdrachten voor zover de grens van €50.000 excl. btw niet wordt overschreden. De grens voor het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zoals bepaald in artikel 42, §1, 1° van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten, wordt gezien de schaalgrootte van het OCMW niet als drempelbedrag beschouwd maar verlaagd tot €50.000 excl. btw;

3)     De overheidsopdrachten voor uitgaven binnen het investeringsbudget voor zover de grens van €50.000 excl. btw niet wordt overschreden. De grens voor het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zoals bepaald in de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten, wordt gezien de schaalgrootte van het OCMW niet als drempelbedrag beschouwd maar verlaagd tot €50.000 excl. btw;

4)     Het aanbrengen van wijzigingen aan overeenkomsten die het vast bureau bij de uitvoering van de opdracht nodig acht, voor zover deze wijzigingen geoorloofd zijn volgens de bepalingen van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten en binnen de grenzen van het goedgekeurde budget.

5)     De overheidsopdrachten voor aanvullende werken en diensten:

•         Die het vast bureau nodig acht tijdens de uitvoering van de opdracht

•         Ingevolge onvoorziene omstandigheden

•         Bedoeld in artikel 42, §1, 2° van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten

•         Binnen de grenzen van het goedgekeurde budget

6)     De overheidsopdrachten voor aanvullende leveringen:

•         Die het vast bureau nodig acht tijdens de uitvoering van de opdracht

•         Ingevolge onvoorziene omstandigheden

•         Bedoeld in artikel 42, §1, 4° b van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten

•         Binnen de grenzen van het goedgekeurde budget

Artikel 3:

De algemene regels met betrekking tot de daden van beheer over de inrichtingen en eigendommen van het OCMW, waarvoor het vast bureau bevoegd is, worden door de raad voor maatschappelijk welzijn vastgelegd als volgt :

•         alle toewijzingen gebeuren volgens de beginselen van behoorlijk bestuur,

•         na schatting, plaatsbeschrijving,

•         en aan marktconforme prijzen.

Artikel 4:

Dit besluit treedt in werking vanaf de goedkeuring door de raad voor maatschappelijk welzijn en vervangt vanaf deze datum alle voorgaande besluiten over dagelijks bestuur.

Artikel 5:

Een afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving worden overhandigd aan de algemeen directeur en aan de financieel directeur.

Raad voor maatschappelijk welzijn van 24/06/2019

Jaarrekening 2018 - Goedkeuring

Juridische grond

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 260, 261 en 262.

Feiten en context

De voorliggende jaarrekening 2018, opgemaakt door Lobke Dubois, Financieel directeur van gemeente en OCMW van Drogenbos ligt ter goedkeuring.

Het komt de raad voor maatschappelijk welzijn toe om, in het kader van zijn bevoegdheden, te beraadslagen over de voorgestelde jaarrekening 2018.

Hierbij rekening houdend met de bepalingen van het decreet lokaal bestuur en de BBC-regelgeving.

Het belang van het financieel beheer.

Financiële gevolgen

De liquiditeitenrekening wordt vastgesteld met de volgende cijfers:

De balans wordt vastgesteld met de volgende cijfers:

De staat van opbrengsten en kosten wordt vastgesteld met de volgende cijfers:

Besluit

Met algemene stemmen.

Artikel 1:

De bij deze beslissing gevoegde jaarrekening 2018, opgemaakt door mevrouw Lobke Dubois, financieel directeur van het gemeentebestuur en het OCMW van Drogenbos, in al zijn bepalingen goed te keuren.

Artikel 2:

Deze beslissing over te maken aan de financieel directeur, de financiële dienst en de toezichthoudende overheid.

Raad voor maatschappelijk welzijn van 24/06/2019

Overlegcomité OCMW-gemeente: goedkeuring huishoudelijk reglement

Juridische grond

De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 april 2019 om over te gaan tot de oprichting van een overlegcomité OCMW-gemeente.

Feiten en context

Het ontwerp huishoudelijk reglement overlegcomité OCMW-gemeente ligt voor ter goedkeuring.

Financiële gevolgen

Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het OCMW.

Visum

Niet van toepassing

Besluit

Met algemene stemmen.

Enig artikel:

Het ontwerp huishoudelijk reglement overlegcomité OCMW-gemeente goed te keuren.

Raad voor maatschappelijk welzijn van 24/06/2019

Organisatiebeheersing - goedkeuring kader

Juridische grond

De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer specifiek artikel 217, artikel 218 en artikel 219.

Feiten en context

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1)     de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;

2)     wetgeving en procedures naleeft;

3)     over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

4)     op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

5)     de activa beschermt en fraude voorkomt.

Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.

Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Met het nieuwe decreet lokaal bestuur is het aangewezen om het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem te actualiseren. Het geactualiseerde algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem ligt voor ter goedkeuring.

Voor de praktische uitvoering van dit algemeen kader organisatiebeheersingssysteem zal gewerkt worden met een excelldocument 'Inventaris en status organisatiebeheersingshandboek', met een overzicht van de aanwezige documenten, de te actualiseren documenten en de nog aan te maken documenten. Waar mogelijk wordt een koppeling gemaakt met de opmerkingen van Audit Vlaanderen.

Financiële gevolgen

Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het OCMW.

Visum

Niet van toepassing

Besluit

Met algemene stemmen.

Artikel 1:

Goedkeuring van het algemeen kader organisatiebeheersingssysteem Drogenbos.

Artikel 2:

Het document 'Algemeen kader organisatiebeheersing' maakt integraal deel uit van dit besluit.

Raad voor maatschappelijk welzijn van 24/06/2019

Sociaal restaurant - goedkeuring

Juridische grond

De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

Feiten en context

Het voorstel van OCMW-voorzitter, Valérie Cogels en schepen sociale zaken, Myriam Claessens om te starten met een sociaal restaurant.

Hun overleg met het federaal agentschap voor de veiligheid van de voedselketen.

Locatie: zaal regenboog.

Frequentie: wekelijks op woensdag

Dit sociaal restaurant zal toegankelijk zijn voor iedereen.

Vrijwilligers zullen instaan voor het ophalen van de producten, het klaarmaken van de maaltijden, klaarzetten van de tafels, het bedienen en het opruimen.

Er zal een reglement opgemaakt worden waarin de praktische regels en kostprijs vastgelegd worden. Dit reglement zal ter goedkeuring voorgelegd worden.

Dit initiatief is een gezamenlijk initiatief OCMW-gemeente. Aan het sociaal restaurant gerelateerde uitgaven (bv. kookmateriaal, brandveiligheid, ...) zullen gedragen worden door het budget van de gemeente.

Adviezen

Aandacht dient geschonken te worden aan het correct naleven van de veiligheids- en hygiënevoorschriften. Het correct bewaren en verwerken van voedingsmiddelen.

Regelmatige evaluatie tijdens de opstartfase moet ingepland worden.

Financiële gevolgen

Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het OCMW.

Visum

Niet van toepassing

Besluit

Met algemene stemmen.

Enig artikel:

Akkoord te gaan met de opstart van een sociaal restaurant.

Raad voor maatschappelijk welzijn van 24/06/2019

Jaarrapport 2019 - kennisname

Raad voor maatschappelijk welzijn van 24/06/2019

Hittegolf - voorlopige acties

Juridische grond

De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

Feiten en context

Gezien de aanhoudende hitte werd er in samenwerking met de gemeente een actie gepland om alle +75 jarigen te contacteren via een brief. In deze brief staan tips wat te doen bij aanhoudende warmte en hebben de personen de mogelijkheid zich in te schrijven om bij hevige warmte opgebeld te worden. Dit om te na te gaan of alles in orde is met de persoon. De brieven zullen rondgedragen worden door de stadswachten.

Afhankelijk van het aantal ingeschreven personen zal het OCMW en/of de gemeente instaan voor het opbellen.

Er wordt ook een akkoord gevraagd om, indien nodig, een budget ter beschikking te krijgen voor het eventueel aankopen van water.

In de toekomst zal er een gemeentelijk warmteplan opgemaakt worden om te anticiperen op een hittegolf.

Financiële gevolgen

Visum

Niet van toepassing

Besluit

Met algemene stemmen.

Artikel 1:

Akkoord te gaan met het opstarten van een opbelsysteem +75 jarigen tijdens hittegolf.

Artikel 2:

Akkoord te gaan om, indien nodig een budget te voorzien voor de aankoop van water.