Raad voor maatschappelijk welzijn van 13/05/2024
Goedkeuring notulen - raad van 15-04-2024
Juridische grond
De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
Feiten en context
De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 april 2024 dienen goedgekeurd te worden.
Financiële gevolgen
Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het OCMW.
Visum
Niet van toepassing
Besluit
Met algemene stemmen.
Enig artikel: Goedkeuring van de notulen openbaar en besloten gedeelte van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 april 2024.
Raad voor maatschappelijk welzijn van 13/05/2024
Besluit - Haviland Intercommunale - Gewone Algemene Vergadering - 19 juni 2024 - Goedkeuring agenda en agendapunten
Juridische grond
De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
Gelet op artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur dat de organisatie regelt van de algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging;
Gelet op artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur dat bepaalt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient herhaald te worden voor elke vergadering;
Gelet op de artikelen 77 en 78 van het Decreet Lokaal Bestuur dat de bevoegdheden van de OCMW-raad bepaalt;
Feiten en context
Overwegend dat het OCMW aangesloten is bij Haviland Intercommunale die werd opgericht op 24 maart 1965 bij oprichtingsakte verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 16 april 1965 onder het nummer 8226 EN verlengd werd op 23 oktober 2019, verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 21 november 2019 onder het nummer 19151652;
Overwegende dat Haviland Intercommunale als intergemeentelijk samenwerkingsverband voor de ruimtelijke ordening en de economisch sociale expansie van het arrondissement Halle-Vilvoorde, een dienstverlenende vereniging is die wordt beheerst door het Decreet Lokaal Bestuur;
Gelet op de OCMW-raadsbeslissing dd. 25 februari 2019 waarbij de effectief en plaatsvervangend vertegenwoordiger werd aangeduid;
Gelet op de oproepingsbrief van 16 april 2024 tot de Gewone Algemene Vergadering van Haviland Intercommunale van 19 juni 2024 met volgende agendapunten:
commissaris (art. 34);
Financiële gevolgen
Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het OCMW.
Visum
Niet van toepassing
Besluit
Met algemene stemmen.
Artikel 1: De agendapunten van de Gewone Algemene Vergadering van Haviland Intercommunale dd. 19 juni 2024 worden goedgekeurd.
Artikel 2: De vertegenwoordiger van het OCMW is gemandateerd om de agendapunten op de Gewone Algemene Vergadering van Haviland Intercommunale dd. 19 juni 2024 goed te keuren.
Artikel 3: Het vast bureau wordt gelast met de uitvoering van dit besluit.
Raad voor maatschappelijk welzijn van 13/05/2024
Besluit - Goedkeuring reglement van inwendig bestuur inzake modaliteiten voor gebruik van provisies voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur
Juridische grond
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 56 en 84.
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 27
Feiten en context
De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 april 2024;
De beslissing van de gemeenteraad van 18 april 2024 waarbij een paar aanpassingen aan het reglement werden aangebracht, waardoor dit opnieuw ter goedkeuring moet worden voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
De aanpassingen situeren zich ter hoogte van artikel 7, zie groen gemarkeerd:
§2. De provisiebeheerder maakt een verantwoordingsnota op waaruit kan worden afgeleid waarom de aankoop dringend van aard was.
§3. De provisiebeheerder maakt de verantwoordingsnota en het aankoopbewijs onmiddellijk na aankoop, of ten laatste de eerste werkdag van de provisiebeheerder volgend op de aankoop, over aan de financiële dienst.
Argumentatie
/
Financiële gevolgen
Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het gemeentebestuur.
Visum
Niet van toepassing
Besluit
Met algemene stemmen.
Artikel 1
De Raad voor maatschappelijk welzijn keurt het reglement van inwendig bestuur inzake modaliteiten voor het gebruik van provisies voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur als volgt goed.
Artikel 2
De algemeen directeur kan onder zijn verantwoordelijkheid beslissen om personeelsleden van de gemeente of van het OCMW die onder zijn gezag staan, een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur ter beschikking te stellen. Dit gebeurt na advies van de financieel directeur en binnen het kader van de algemene voorwaarden zoals bepaald in dit reglement. Deze beslissing van de algemeen directeur wordt ter goedkeuring aan de bevoegde raad voorgelegd indien zij niet overeenstemt met het advies van de financieel directeur dat hij in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt.
Artikel 3
Onder geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur wordt verstaan de uitgaven voor de dringende aankoop van dagelijks kleine technische/administratieve benodigheden waarvoor de aankoopprocedure niet kan worden aangewend en aankopen waarbij de potentiële leverancier of dienstverlener geen facturen opstelt.
Artikel 4
De provisiebeheerder beschikt over een provisie van maximaal €1.000,00. Het bedrag van de provisie wordt op een door de gemeente speciaal daartoe geopende zichtrekening gedeponeerd. Deze zichtrekening mag nooit een debetsaldo vertonen.
Artikel 5
De provisiebeheerder is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer van de toegekende provisie. De provisiekaart is een betaalkaart ter persoonlijke titel en mag niet worden doorgegeven aan andere personeelsleden of collegeleden. De provisiebeheerder is volledig verantwoordelijk voor de uitgaven van zijn persoonlijke provisiekaart.
Artikel 6
§1. Voor aankopen bij een leverancier die in de onmogelijkheid verkeert te werken via facturatie en waarbij aldus verwacht wordt onmiddellijk te betalen dient de provisiebeheerder een bestelaanvraag aan te maken, met duidelijke vermelding van aankoop via provisie. Op basis van deze notificatie kan de financiële dienst de goedkeuringsflow van deze verbintenis opstarten. Na goedkeuring ontvangt de provisiebeheerder een goedkeuring van de aankoopdienst. De aankoop mag aldus gedaan worden en betaald worden met de provisiekaart.
§2. De provisiebeheerder bewaart alle bewijsstukken en maakt deze onmiddellijk na de aankoop of ten laatste de eerste werkdag volgend op de aankoop, over aan de financiële dienst.
Artikel 7
§1. Aankopen van dagelijks kleine technische/administratieve benodigheden waarvoor de aankoopprocedure niet kan worden aangewend omdat ze dringend van aard zijn kunnen zonder voorafgaande goedkeuring worden aangekocht door middel van de provisiekaart.
§2. De provisiebeheerder maakt een verantwoordingsnota op waaruit kan worden afgeleid waarom de aankoop dringend van aard was.
§3. De provisiebeheerder maakt de verantwoordingsnota en het aankoopbewijs onmiddellijk na aankoop, of ten laatste de eerste werkdag van de provisiebeheerder, volgend op de aankoop, over aan de financiële dienst.
Artikel 8
§1. Voor aankopen zoals vermeld in artikel 6 verifieert de financiële dienst of de uitgave overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken. Bij aanvaarding, na verificatie en controle van de uitgaven, verricht de financiële dienst een aanrekening voor het totaalbedrag van de aanvaarde uitgaven. De aanzuivering van de provisie gebeurt minstens wekelijks.
§2. Voor aankopen zoals vermeld in artikel 7 verifieert de financiële dienst of de uitgave overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken en de verantwoordingsnota werd aangeleverd. De financiële dienst bezorgt de verantwoordingsnota en de bijhorende bewijsstukken aan de algemeen directeur die op zijn/haar beurt goedkeuring verleent aan de verantwoordingsnota. De aanzuivering van de provisie gebeurt enkel als de algemeen directeur hiervoor toelating geeft.
Artikel 9
De financieel directeur of een door hem aangesteld persoon, onder zijn verantwoordelijkheid, controleert minstens eenmaal per jaar de uitgaven en de stand van de zichtrekening van de provisiebeheerders. Dit gebeurt standaard bij de opmaak van de jaarrekening.
Artikel 10
§1. Het beheer van een provisie door een provisiebeheerder wordt beëindigd door:
● eenzijdige beslissing van de algemeen directeur.
● uitdiensttreding van de provisiebeheerder.
● verandering van dienst door de provisiebeheerder.
● verlopen termijn van aanstelling tot provisiebeheerder.
§2. De provisiebeheerder laat zijn provisie aanzuiveren, zoals bepaald in artikel 8. Dit gebeurt binnen een termijn van 10 kalenderdagen na de datum van beëindiging en ingeval van uitdiensttreding uiterlijk op de dag van de uitdiensttreding.
§3. In geval dat de provisierekening niet kan worden aangezuiverd, op basis van de modaliteiten zoals vermeld in artikel 8 van dit reglement, dan wordt de provisiebeheerder verantwoordelijk gesteld om het ontbrekende bedrag met eigen middelen aan te zuiveren.
§4. Het totaalbedrag van de provisie wordt vervolgens getransfereerd op de zichtrekening van de gemeente of het OCMW, indien er geen andere provisiebeheerders voor dezelfde provisierekening aangesteld werden.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.