Raad voor maatschappelijk welzijn van 15/04/2024

Besluit - Goedkeuring reglement van inwendig bestuur inzake modaliteiten voor gebruik van provisies voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur

Juridische grond

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 56 en 84.

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 27

Feiten en context

De beslissing van de gemeenteraad van 19 oktober 2017 betreffende de vaststelling voorwaarden terbeschikkingstelling van een provisie aan de personeelsleden.

De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 oktober 2017 betreffende de vaststelling voorwaarden terbeschikkingstelling van een provisie aan de personeelsleden.

Overeenkomstig de regelgeving dient de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn de nodige voorwaarden vast te stellen voor het gebruik van provisies voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur. Het interne reglement zoals in 2017 besloten werd door de stuurgroep, opgericht om de aankoopprocedure te evalueren en bij te stellen, onder de loep genomen. Het is aangewezen het intern reglement aan te passen voor zowel het OCMW- als het gemeentebestuur.

Dit reglement van inwendig bestuur is van toepassing op alle personeelsleden die houder zijn van een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur.

Argumentatie

In overweging nemende dat het aangewezen is de bestaande reglementering bij te stellen.

Financiële gevolgen

Dit besluit heeft geen financiële gevolgen voor het gemeentebestuur.

Visum

Niet van toepassing

Besluit

Met algemene stemmen.

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het reglement van inwendig bestuur inzake modaliteiten voor het gebruik van provisies voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur als volgt goed.

Artikel 2

De algemeen directeur kan onder zijn verantwoordelijkheid beslissen om personeelsleden van de gemeente of van het OCMW die onder zijn gezag staan, een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur ter beschikking te stellen. Dit gebeurt na advies van de financieel directeur en binnen het kader van de algemene voorwaarden zoals bepaald in dit reglement. Deze beslissing van de algemeen directeur wordt ter goedkeuring aan de bevoegde raad voorgelegd indien zij niet overeenstemt met het advies van de financieel directeur dat hij in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt.

Artikel 3

Onder geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur wordt verstaan de uitgaven voor de dringende aankoop van dagelijks kleine technische/administratieve benodigheden waarvoor de aankoopprocedure niet kan worden aangewend en aankopen waarbij de potentiële leverancier of dienstverlener geen facturen opstelt.

Artikel 4

De provisiebeheerder beschikt over een provisie van maximaal €1.000,00. Het bedrag van de provisie wordt op een door de gemeente speciaal daartoe geopende zichtrekening gedeponeerd. Deze zichtrekening mag nooit een debetsaldo vertonen.

Artikel 5

De provisiebeheerder is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer van de toegekende provisie. De provisiekaart is een betaalkaart ter persoonlijke titel en mag niet worden doorgegeven aan andere personeelsleden of collegeleden. De provisiebeheerder is volledig verantwoordelijk voor de uitgaven van zijn persoonlijke provisiekaart.

Artikel 6

§1. Voor aankopen bij een leverancier die in de onmogelijkheid verkeert te werken via facturatie en waarbij aldus verwacht wordt onmiddellijk te betalen dient de provisiebeheerder een bestelaanvraag aan te maken, met duidelijke vermelding van aankoop via provisie. Op basis van deze notificatie kan de financiële dienst de goedkeuringsflow van deze verbintenis opstarten. Na goedkeuring ontvangt de provisiebeheerder een goedkeuring van de aankoopdienst. De aankoop mag aldus gedaan worden en betaald worden met de provisiekaart.

§2. De provisiebeheerder bewaart alle bewijsstukken en maakt deze onmiddellijk na de aankoop of ten laatste de eerste werkdag volgend op de aankoop, over aan de financiële dienst.

Artikel 7

§1. Aankopen van dagelijks kleine technische/administratieve benodigheden waarvoor de aankoopprocedure niet kan worden aangewend omdat ze dringend van aard zijn kunnen zonder voorafgaande goedkeuring worden aangekocht door middel van de provisiekaart.

§2. De provisiebeheerder maakt een verantwoordingsnota op waaruit kan worden afgeleid waarom de aankoop dringend van aard is.

§3. De provisiebeheerder maakt de verantwoordingsnota en het aankoopbewijs onmiddellijk na aankoop, of ten laatste de eerste werkdag volgend op de aankoop, over aan de financiële dienst.

Artikel 8

§1. Voor aankopen zoals vermeld in artikel 6 verifieert de financiële dienst of de uitgave overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken. Bij aanvaarding, na verificatie en controle van de uitgaven, verricht de financiële dienst een aanrekening voor het totaalbedrag van de aanvaarde uitgaven. De aanzuivering van de provisie gebeurt minstens wekelijks.

§2. Voor aankopen zoals vermeld in artikel 7 verifieert de financiële dienst of de uitgave overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken en de verantwoordingsnota werd aangeleverd. De financiële dienst bezorgt de verantwoordingsnota en de bijhorende bewijsstukken aan de algemeen directeur die op zijn/haar beurt goedkeuring verleent aan de verantwoordingsnota. De aanzuivering van de provisie gebeurt enkel als de algemeen directeur hiervoor toelating geeft.

Artikel 9

De financieel directeur of een door hem aangesteld persoon, onder zijn verantwoordelijkheid, controleert minstens eenmaal per jaar de uitgaven en de stand van de zichtrekening van de provisiebeheerders. Dit gebeurt standaard bij de opmaak van de jaarrekening.

Artikel 10

§1. Het beheer van een provisie door een provisiebeheerder wordt beëindigd door:

●        eenzijdige beslissing van de algemeen directeur.

●        uitdiensttreding van de provisiebeheerder.

●        verandering van dienst door de provisiebeheerder.

●        verlopen termijn van aanstelling tot provisiebeheerder.

§2. De provisiebeheerder laat zijn provisie aanzuiveren, zoals bepaald in artikel 8. Dit gebeurt binnen een termijn van 10 kalenderdagen na de datum van beëindiging en ingeval van uitdiensttreding uiterlijk op de dag van de uitdiensttreding.

§3. In geval dat de provisierekening niet kan worden aangezuiverd, op basis van de modaliteiten zoals vermeld in artikel 8 van dit reglement, dan wordt de provisiebeheerder verantwoordelijk gesteld om het ontbrekende bedrag met eigen middelen aan te zuiveren.

§4. Het totaalbedrag van de provisie wordt vervolgens getransfereerd op de zichtrekening van de gemeente of het OCMW, indien er geen andere provisiebeheerders voor dezelfde provisierekening aangesteld werden.